Jouw organisatie is dag in dag uit bezig met de core business: op kantoor, in een laboratorium of misschien wel in een productiehal. Juist in deze hectiek is een persoonlijke en gastvrije benadering door de receptiedienst voor bezoekers, klanten, studenten, externe partijen, maar ook van eigen medewerkers, nog meer van belang. Door een goede ontvangst kun je meteen een beeld neerzetten van je organisatie. Zo bepaal je zelf de eerste indruk.
En wil je als facility manager echt stappen maken? Dan kun je een blijvende positieve ervaring creëren voor al je stakeholders door het uitbesteden van je receptiediensten en de juiste hospitality-gedachte. Want wat zijn de voordelen van het uitbesteden van receptiediensten voor jouw organisatie?
Complete ontzorging voor facilitaire zaken en HR
Je bent als facility manager eindverantwoordelijk voor de hele facilitaire dienstverlening en hebt om die reden een drukke agenda. Jij wilt je ‘gewoon’ kunnen focussen op jouw core business. Het is dan ook zonde van je tijd om je bezig te houden met de bezetting en het functioneren van de receptie en bijbehorende telefooncentrale. Hoe fijn zou het zijn om deze dagelijkse coördinatie uit handen te geven?
Met uitbesteding van je receptiediensten kun je deze zorgen uit handen geven bij een hospitality specialist. Je krijgt een single point of contact in de vorm van een teamcoördinator die jou complete ontzorging biedt van je receptiedienst(en). Zowel op hospitality vlak in de intensieve aansturing en begeleiding van de receptioniste(s), als op HR-gebied door opleidingen, trainingen en coaching on the job. Ook word je als facilitair manager ontzorgd in de beoordelingsgesprekken en tussentijdse evaluaties met de receptioniste(s). En dat altijd met jouw input.
Garantie op continuïteit van bezetting
Stel je hebt een receptioniste op de payroll en zij meldt zich ziek. Heb je dan een team met invalkrachten achter de hand? De kans is groot dat een medewerker met een ander takenpakket haar werk moet overnemen. Dit betekent dat deze medewerker niet alleen het werk als receptioniste minder goed zal verzorgen, ook zal hij of zij nauwelijks aan het eigen werk toekomen. Op deze manier is je receptiedienst niet meer ondersteunend aan het primaire proces.
Genoeg reden om je af te vragen of het uitbesteden van receptiediensten een oplossing kan zijn voor onverwacht ziekteverzuim en (langdurig) verlof van je receptiemedewerker(s). Door een professionele partij jouw receptiediensten te laten verzorgen, ben je gegarandeerd van continuïteit van bezetting. Een hospitality partner heeft tenslotte een pool van gekwalificeerde receptionistes in dienst, die juist op pad worden gestuurd bij (onverwacht) uitval door ziekte of verlof. Zo ben jij altijd verzekerd van een professionele vervanger!
Professionals met een breed takenpakket
Facility managers - die nog niet eerder de receptie hebben uitbesteed - zijn positief verrast bij uitbesteding van hun receptiediensten door de veelzijdigheid en professionaliteit van hun ‘externe’ krachten. Waarbij je met een eigen werving- en selectieprocedure met moeite een traditionele receptioniste in huis haalt, kun je bij uitbesteding van je receptiedienst aanspraak maken op een allround gastheer of -vrouw.
Bij een hospitality specialist werken uitsluitend hoog gekwalificeerde receptionistes met een bewezen trackrecord. Omdat deze receptionistes gewend zijn om op verschillende plekken te werken, kunnen ze in hun werk snel schakelen en leren ze vlot de werkwijze van jouw organisatie. Bovendien hebben zij naar wens een BHV-certificaat op zak, bewaken ze de toegang van je pand en kunnen ze andere secretariële en administratieve taken oppakken. Allround is dus ook écht allround.
Kostenvoordeel: voor nu en in de toekomst
Ten slotte is er - tegen de verwachting in - een kostenvoordeel voor het uitbesteden van receptiediensten ten opzichte van receptiediensten in eigen beheer. Op het eerste gezicht lijken de kosten voor uitbesteding hoger, maar niets is minder waar. Wat te denken van de kostenposten voor management en dagelijkse aansturing? Of de variabele kosten voor vervanging bij ziekte, vakantie of zwangerschapsverlof? En de sluimerende kosten voor trainingen en opleidingen van je receptioniste(s)?
Bovendien is het vinden van geschikte receptionistes een tijdrovende klus. En vaak levert dit niet het gewenste resultaat op. Bij een professionele hospitality partij bespaar je ook aan het begin van een uitbestedingstraject al tijd en geld. Zo regelt een hospitality specialist voor jou de werving en selectie, het screenen, het contractmanagement en de bedrijfskleding. Genoeg redenen om deze besparing mee te laten wegen in de overweging voor het uitbesteden van je receptiediensten.
Receptiediensten uitbesteden en hospitality
Het uitbesteden van je receptiediensten levert jouw organisatie complete ontzorging, continuïteit van bezetting, professionele veelzijdigheid en een kostenvoordeel op. Onder aan de streep is hospitality altijd de basis van je receptiedienst. Met hospitality kun je een optimale beleving van jouw organisatie creëren voor jouw belangrijke stakeholders. In dit whitepaper lichten we toe hoe hospitality een boost geeft aan jouw organisatie: Download het whitepaper hier.
