De trend van stijgende facilitaire kosten zet door, blijkt uit onderzoek van NFC Index Kantoren van FMN. Afgelopen jaar stegen de kosten per vierkante meter met 2,1 procent naar 490 euro exclusief btw. Ondanks de stijging van deze kostenpost, leert mijn ervaring juist dat er vrijwel altijd besparingen te realiseren zijn op het gebied van facilitaire kosten. In dit blog licht ik toe waarom dit zo is én hoe jij voor een besparing van minimaal 10% kunt zorgen.
Het inkopen van facilitaire diensten ligt over het algemeen op het bordje van de inkoper. Alleen omdat facilitaire dienstverlening geen core business is, geven weinig inkopers hier — logischerwijs — prioriteit aan. Ze focussen zich vooral op het inkopen van goederen en diensten die direct invloed hebben op de kernactiviteiten van de organisatie.
Het gevolg is dat vaak het inzicht in en de grip op facilitaire kosten ontbreekt. Welke diensten vallen nu wel en niet onder facilitaire dienstverlening? Wanneer je dit niet scherp hebt, is het ook lastig om een berekening te maken van het budget dat je in zijn totaliteit aan facility management uitgeeft.
Feit is dat facilitaire dienstverlening een grote kostenpost is. Ongeveer tien tot vijftien procent van de bedrijfskosten zijn facilitaire kosten. Mijn ervaring leert dat vanwege het gebrek aan grip en inzicht juist substantiële kostenbesparingen mogelijk zijn van minimaal tien procent. Zelfs met behoud of zelfs toename van de kwaliteit van de dienstverlening. Tip: bereken hier je besparingspotentieel.
Vergroot het inzicht, realiseer besparingen
De belangrijkste reden waarom het voor inkopers lastig is om besparingen te realiseren op het gebied van facilitaire kosten is omdat ze geen inzicht hebben in wat ze exact uitgeven per facilitaire dienst, zoals schoonmaak, catering, beveiliging, hospitality of andere services. Daarbij zien wij ook vaak dat de vaste- en variabele kosten uit de pas lopen of dat facilitair diensten bij een groot aantal leveranciers zijn belegd.
Hierdoor kun je geen goede vergelijking tussen de verschillende diensten maken en is het besparingspotentieel onduidelijk: koop je ze in voor een marktconforme prijs of juist niet?
Om je te helpen meer inzicht te krijgen in de huidige kosten en het potentiële besparingspotentieel hebben we een stappenplan opgesteld. In dit stappenplan geven we je — op basis van onze eigen ervaring — handvatten om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van datgene wat je momenteel uitgeeft aan facilitaire dienstverlening, hoe dit zich verhoudt tot de markt en welke besparingskansen er voor het grijpen liggen.
In de kern is het niet meer en niet minder dan het volgen van deze stappen om je facilitaire scope inzichtelijk te maken. Je kunt jouw examplaar van het stappenplan hier aanvragen. Ik wens je alvast veel succes!
