Binnen traditionele facilitaire dienstverlening is ontzettend veel data aanwezig die als mooie basis kan dienen voor het echte werk. Hoewel het verzamelen van data een belangrijke eerste stap is, verschaft data-analyse inzichten op beschrijvend, voorspellend en praktisch toepasbaar niveau. En daarmee kan het businessmodel van een organisatie aanzienlijk worden verbeterd. Binnen facilitaire dienstverlening kan het onder meer een enorme impuls geven aan het servicelevel.
Descriptive information
Een groot deel van facilitaire dienstverlening bestaat uit repetitieve processen. Denk aan bijvoorbeeld schoonmaak, onderhoud en catering. Het zijn terugkerende, goed doordachte processen die je aan de hand van ervaring kunt optimaliseren en efficiënter kunt inrichten. Dat kun je doen aan de hand van alle gegevens die je verzamelt, het geeft je handvatten om conclusies te trekken.
Je kunt zien of dat wat je voor ogen had, ook daadwerkelijk zo uitwerkte. Deze gegevens beschrijven als het ware je processen. Dit noem je descriptive information. Je borgt je werkwijze. En omdat je doet wat je altijd deed, krijg je wat je kreeg.
Diagnostic information
Diagnostic information helpt je te begrijpen waarom iets in het verleden is gebeurd. Je kunt meestal heel goed vaststellen waarom bepaalde dingen zijn gelopen zoals ze zijn gelopen. Een entree wordt op een regenachtige dag sneller vies dan op een zomerse werkdag. En een dag waarop je veel bezoekers ontvangt, heeft als gevolg dat bijvoorbeeld de koffiemachines en de sanitaire voorzieningen intensiever worden gebruikt. Een drukke dag in het bedrijfsrestaurant, levert een grotere afvalstroom op.
Het lijkt gewoon voor de hand liggende informatie, maar deze is net zo waardevol als nieuwe of verrassende informatie.
Predictive Information
Wanneer je deze gegevens net iets nauwkeuriger analyseert of kruisverbanden legt, levert je dat weer heel nieuwe informatie op. Omdat je patronen ontdekt, geeft dat bepaalde inzichten. Je ontdekt dat je deze kunt beïnvloeden door processen anders in te richten en kunt erop anticiperen. Je voorkomt onvoorziene wendingen in je facilitaire processen door gecombineerde data.
Als het regenachtig weer is, zal de hal sneller vies worden dan op een droge, zonnige dag, dus er zal frequentere vloerschoonmaak nodig zijn om te voorkomen dat de viezigheid zich door je hele pand verspreidt. Of je stelt vast dat de inkoop voor catering op vrijdag gehalveerd kan worden, omdat op die dag de helft van de medewerkers een parttime dag heeft of thuiswerkt. Je kunt als het ware voorspellen wat er gaat gebeuren: predictive information.
Prescriptive information
Bij optimale data-analyse kan dit proces nog net iets verder gaan. Je houdt je dan niet langer bezig met het anticiperen op oorzaak en gevolg, maar je bent dat juist een stapje voor. Door een doeltreffende analyse toe te passen, weet je exact hoe je je alles moet inrichten om de processen optimaal en efficiënt te laten verlopen. Er wordt als het ware voorgeschreven hoe je moet handelen om een beoogd resultaat te bereiken. Dit noem je prescriptive information. In deze aanpak ga je uit van het resultaat dat je wilt bereiken, dat is je beginpunt voor het inrichten en sturen van je proces.
Voordat je daar op deze manier mee aan de slag kunt, zul je dus eerst alle mogelijke data in het proces moeten bestuderen. Dat vraagt nieuwe skills van een facilitair manager, of beter, ondersteuning van data-analisten in facility management.
Bij prescriptive information zie je dat data de overhand heeft in het maken van beslissingen. Juist omdat facilitaire dienstverlening mensenwerk is, ligt het voor veel organisaties nog gevoelig om te werken met het prescriptive gebruik van data. Hierin schuilt het gevaar dat het menselijke aspect van dienstverlening naar de achtergrond verdwijnt. In de markt zien we dan ook dat organisaties die meer en meer de overstap durven te maken naar prescriptive FM, juist een tandje bijzetten op het vlak van hospitality.
Er liggen tal van kansen in het verschiet wanneer er een prominente rol is weggelegd voor data-analyse binnen facility management. Processen kunnen efficiënter worden ingericht en we kunnen beter anticiperen op bepaalde diensten omdat we aan de hand van data kunnen voorspellen wat er gaat gebeuren. Door meldingen vóór te zijn, werk je aan een meer proactieve dienstverlening die het servicelevel verhoogt.
Meer weten? In dit whitepaper lichten we toe hoe je dienstverlening kunt professionaliseren met data-driven facility management. Download het whitepaper hier.
