Als inkoper is het zoeken naar de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit bij het inkopen van producten, goederen en diensten één van je belangrijkste doelen. En hoewel het logisch is dat je je in de dagelijkse werkzaamheden vooral richt op inkoopactiviteiten die in direct verband staan met de core business, geldt het streven naar een goede prijs-kwaliteitverhouding natuurlijk ook voor ondersteunende zaken, zoals facilitaire diensten.
Juist op dit vlak zie ik dat bedrijven vaak kostenbesparingen kunnen realiseren én dat er kwalitatief vrijwel altijd nog iets te winnen is. Hoe dat precies zit en hoe je dit besparingspotentieel ook optimaal kunt benutten, vertel ik in dit blog.
“Het inkopen van facilitaire diensten heeft bij ons bedrijf geen prioriteit”
Dit hoor ik van veel inkopers en directeuren met wie ik spreek. Zoals ik aan het begin van het blog al vertelde focussen de meeste inkopers zich met name op de core business. Aan de ene kant is dit logisch, omdat deze goederen en diensten het belangrijkst zijn in de bedrijfsvoering.
Aan de andere kant is het — vanwege het besparingspotentieel binnen facilitaire kosten — een gemiste kans om de inkoopcontracten van facilitaire diensten niet met enige regelmaat onder de loep te nemen.
Facilitaire kosten zijn binnen de meeste organisaties een grote kostenpost: ongeveer 10 tot 15 procent van de bedrijfskosten is hieraan toe te schrijven. Wanneer de facilitaire kosten binnen het budget blijven, zullen er geen alarmbellen gaan rinkelen en zullen de huidige contracten met leveranciers ook niet nader bekeken worden. Onze ervaring leert echter dat het loont om dit elke drie jaar te doen.
“Ik heb geen idee hoeveel ik precies uitgeef per facilitaire dienst”
Veel inkopers zien het inkopen van facilitaire dienstverlening als noodzaak en ze besteden er in verhouding minder aandacht aan. Omdat het inkopen van facilitaire diensten vaak versnipperd gebeurt — kantoorartikelen door de office manager, technisch onderhoud door de hoofd technische dienst en grotere diensten als schoonmaak en catering door inkoop — is er minder grip en inzicht. In grote lijnen weten inkopers wel hoeveel ze uitgeven aan facilitaire dienstverlening, maar het échte totaalbeeld ontbreekt.
Dit komt ook omdat voor velen niet duidelijk is wat facilitaire dienstverlening precies inhoudt. Facilitaire dienstverlening gaat om diensten die het kernproces van een organisatie ondersteunen. Aangezien het kernproces bij iedere organisatie anders is, zijn de ondersteunende diensten dat dus ook waardoor een uniforme invulling ontbreekt. Bovendien vallen veel FM kosten onder een andere afdeling én gaat het verder dan alleen ingekochte services (ook de aansturing en back-office van facilitaire dienstverlening vallen eronder), wat het nog lastiger maakt om goed beeld van de totale kosten te krijgen.
Mijn ervaring leert dat het mogelijk is om binnen enkele weken een totaalbeeld boven tafel te krijgen, waardoor je weet wat je werkelijk uitgeeft aan facilitaire dienstverlening. Ook zie je direct welke interne personeelskosten ermee gemoed zijn. De truc? Laat de markt voor je werken en zorg voor draagvlak binnen je organisatie om dit tot de bodem uit te zoeken.
“Ik heb geen vergelijkingsmateriaal”
Het maken van een benchmark is essentieel voor het achterhalen van je besparingspotentieel. Hoe weet je anders of je te veel of juist te weinig voor de betreffende dienst uitgeeft? Het wél hebben van het totale inzicht in zowel de operationele als aansturingskosten is in onze ogen het geheim achter het realiseren van kostenbesparingen. Ik zal uitleggen hoe dat precies zit.
Wanneer je dit inzicht van de operationele dienstverlening en de aansturing namelijk niet hebt, kun je ook geen goede vergelijking maken tussen de verschillende diensten en leveranciers. Hierdoor weet je niet of je de diensten marktconform inkoopt of juist helemaal niet. En dat maakt het realiseren van besparingen een lastige, haast onmogelijke opgave. Wanneer je het totaalbeeld inzichtelijk hebt gemaakt kan je kijken naar marktconformiteit, efficiëntie en taakintegratie.
Zelf aan de slag?
Om je te helpen om wel inzichtelijk te maken wat je nu precies aan kosten kwijt bent per facilitaire dienst, hebben we een stappenplan opgesteld. In dit stappenplan geven we je concrete handvatten voor het maken van een spendanalyse — van het verzamelen van de juiste informatie tot het in kaart brengen van het besparingspotentieel.
Door deze stappen te volgen krijg je een eerste inzicht in wat je precies spendeert aan facilitaire dienstverlening en waar besparingsmogelijkheden liggen. Uiteraard kunnen we je hier ook bij helpen. Met het stappenplan helpen we je inzichtelijk maken waar je alle facilitaire kosten kunt vinden en hoeveel kosten er in de aansturing zitten.
Vraag jouw exemplaar van het stappenplan hier aan:
