De hoeveelheid beschikbare facilitaire data en technische mogelijkheden om data te verzamelen groeit razendsnel. Steeds meer gegevens worden verzameld en real-time gedeeld. Vaak is er al veel meer data beschikbaar dan dat er gebruikt of ontsloten wordt. Denk bijvoorbeeld aan de toegangspoortjes in de centrale hal, transacties in het bedrijfsrestaurant, tellers in automaten of dispensers en de slagboom van een parkeergarage.
Vergeet ook je Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) niet, waarin financiële, operationele en compliance informatie wordt vastgelegd. Of wat dacht je van alle informatie die in een Gebouwbeheersysteem (GBS) wordt vergaard over de prestaties van de installaties in je gebouw. Bovendien vormen periodieke of zelfs real-time klanttevredenheidsonderzoeken ook een waardevolle informatiebron.
Kans: Combineren van data
Het slim combineren en integreren van data(stromen) kan data verrijken én nieuwe inzichten opleveren. Een voorbeeld is het combineren van real-time bezettingsinformatie van vergaderruimten met de reserveringen uit het FMIS. Hierdoor ontstaat inzicht in no-shows en ad hoc gebruik, waarop actie ondernomen kan worden om ruimtes slimmer in te zetten.
Niet alleen intern beschikbare bronnen hebben potentie om gecombineerd te worden, maar ook externe bronnen zoals weersvoorspelling en verkeersinformatie.
Kans: Delen van data
Weet jij over welke data jouw in- en externe partners beschikken? Mogelijk is dit interessante data die je kunt gebruiken om je eigen data te verrijken. Andersom is data die jij als facility manager in handen hebt, bijvoorbeeld over de behoeftes van gebouwgebruikers, weer waardevol voor partners. Twee (of meer) meten én weten immers meer dan één.
Het delen van data helpt de keten om tot (nieuwe) inzichten te komen en de dienstverlening te verbeteren. Creëer ruimte in bestaande of nieuwe partnerships om data (veilig) te delen, om zo samen kansen te benutten. Dit kan leiden tot een meer flexibele invulling van dienstverlening of het loslaten van vastgestelde planningen of werkprogramma’s. Door krachten te bundelen en samen te werken, overstijgen afdelingen of zelfs organisaties hun individuele KPI’s, wat het mogelijk maakt om op strategisch niveau mee te denken.
Uitdaging: Bepaal het doel
Het verzamelen en beschikken over heel veel data levert geen toegevoerde waarde op zonder een duidelijk doel. Als je niet weet waar je naar op zoek bent, ga je niets vinden. Bedenk eerst wat je wilt bereiken, voordat je last krijgt van informatiestress. Welke knelpunten zou je op willen lossen? Welke data heb je nodig om onderbouwde besluiten te kunnen nemen?
Voorbeelden zijn het verhogen van de klanttevredenheid, het optimaliseren van de werkomgeving of het voorkomen van energieverspilling. Hoe duidelijker je doel hoe beter.
Uitdaging: Inventariseer
Bewust en onbewust verzamel je ongetwijfeld al veel facilitaire data. Neem de tijd om deze datastromen goed in kaart te brengen. Welke data wordt al verzameld en wat is de kwaliteit of bruikbaarheid hiervan? Zijn er gegevensbronnen die nog niet ontsloten zijn, maar waar je wel profijt van kan hebben?
Ga ook in gesprek met in- en externe partners om te achterhalen of zij nog bruikbare data met jou kunnen delen. Welke data mis je nog en zou je wel graag gebruiken?
Uitdaging: Expertise
Je hebt veel data verzameld, maar dan? Het is ook belangrijk dat je de juiste kennis en systemen of applicaties aan boord hebt om de data goed te kunnen analyseren. Door het inzetten van een data-analist met de juiste kennis en vaardigheden vergroot je significant de kans op succes. Een goede data-analyse is essentieel om bruikbare informatie te destilleren.
Even belangrijk is vervolgens om op basis van de analyse een vertaling te maken naar inzichten en acties. Creëer de juiste randvoorwaarden voor je aan de slag gaat.
Ben jij klaar voor de toekomst?
Dat er veel kansen liggen om data in te zetten binnen facilitaire dienstverlening lijkt mij duidelijk. In mijn ogen is het van belang om het overzicht te bewaren en data als middel te zien in plaats van als doel. De waarde ligt immers niet in de data zelf, maar in de inzichten die je krijgt door data-analyse. Groot dromen is goed, maar stel duidelijke doelen, zet kleine stapjes en leer onderweg.
Als je hebt besloten dat je met data-analyse waarde wil toevoegen aan je facilitaire processen, is het belangrijk eerst vast te stellen hoe ver je al op weg bent in de reis naar data-driven facility management. Ontdek in dit whitepaper waar je staat om de uitdagingen die je ervaart om te zetten in kansen. Download het whitepaper hier.
