De collectie van het Nationaal Militair Museum besteedt ruim aandacht aan de betekenis van de Nederlandse krijgsmacht in verleden, heden en toekomst. Het museum spitst zich toe op alle onderdelen van de krijgsmacht en is samengesteld uit de collecties van het voormalige Legermuseum en het Luchtmachtmuseum. Ook de Marechaussee en Marine hebben een plek binnen de collectie.
Sinds 2014 is het Nationaal Militair Museum in Soesterberg operationeel. Binnen het contract van 25 jaar werkt HEYDAY in opdracht van Heijmans in een consortium samen met Heijmans en Vermaat Horeca BV. De opdrachtgever is het ministerie van Defensie, de Stichting Koninklijke Defensie Musea is gebruiker van het object.
‘Zij snappen gevoeligheden’
Om de facilitaire zaken binnen het museum in goede banen te leiden, schakelde Heijmans HEYDAY Facility Management in. Björn Recken is als klantmanager van HEYDAY betrokken bij de uitvoering van het prestatiecontract. “Wij zijn medeverantwoordelijk voor de exploitatie van het Nationaal Militair Museum, het nakomen van de gemaakte afspraken en het monitoren en meten van alle prestaties rondom de facilitaire processen en beschikbaarheid van gebouwen en functies. Om alle prestaties inzichtelijk te krijgen, werken we samen met Facilitor. We wilden graag een systeem, waarin de juiste data wordt vastgelegd. Facilitor biedt precies wat nodig en wenselijk is. Het systeem maakt het mogelijk dat wij op het gebied van dienstverlening en beschikbaarheid van ruimten en gebouwen prestaties kunnen meten, registreren én aantonen. Daardoor kunnen wij adequaat inspringen op actuele vraagstukken. Toegevoegde waarde is dat de medewerkers van Facilitor ons prestatiecontract en de gevoeligheden ervan snappen. Dat geeft ons een goed gevoel. Ook het snel kunnen schakelen, de robuustheid van het systeem en de betrouwbaarheid van het meten van prestaties zijn voor ons een grote plus.”
Output monitoring
Het consortium werkt op basis van DBFMO, oftewel Design, Build, Finance, Maintain and Operate. Het is de meest geïntegreerde variant van een publiek-private samenwerking. Het PPS-contract stelt eisen aan onder meer klimaatimpact, prestaties van diensten als schoonmaak, beveiliging en horeca, beschikbaarheid van (kantoor)ruimte en het tijdig herstellen van defecte onderdelen. Recken: “Het is van belang dat we continu aantonen of alle betrokken partijen aan deze eisen voldoen. In Facilitor wordt alle benodigde informatie geregistreerd en bijgehouden, compleet met hersteltijden en wegingsfactoren. Om de juiste informatie te kunnen monitoren, hebben we samen met Facilitor gekeken naar de mogelijkheden waarover het FMIS-systeem moest beschikken. Omdat het modulair systeem van Facilitor uitgaat van standaard modules, hebben we samen extra functionaliteiten moeten ontwikkelen, die nu dan weer in de standaard zitten. Daardoor beschikken we nu over een systeem dat perfect de eisen uit het prestatiecontract kan monitoren.”
Altijd overzicht van prestaties
Facilitor maakte dus alle benodigde variabelen voor het meten en analyseren onderdeel van het systeem. Hierdoor heeft HEYDAY altijd overzicht in actuele prestaties. Recken: “Maandelijks stellen we een monitoringsrapportage op met daarin de prestaties van de afgelopen periode, de storingen en de hersteltijden daarvan. Deze output is voor ons en voor onze opdrachtgever van groot belang, want daarop zijn onze afspraken gebaseerd. Facilitor is voor ons een betrouwbare partner. Wij werken regelmatig met hen samen, omdat zij de specialisaties die wij voor onze klanten nodig hebben optimaal kunnen leveren. Dat is voor ons van grote toegevoegde waarde.”
Meer weten? In dit whitepaper lichten we toe hoe je dienstverlening kunt professionaliseren met data-driven facility management. Download het whitepaper hier.
Dit artikel is verschenen op Facilitor.nl.
