Na een samenwerking van acht jaar in een managing agent-model moest Alliander (90.000 m2 werkruimte, ca. 3.600 werkplekken) van rechtswege een Europese Aanbesteding in de markt zetten. Na een zorgvuldige en brede marktoriëntatie werd in juli 2020 de aanbesteding gestart.
Alliander koos voor twee percelen en twee sourcing modellen: Integrated FM voor soft services en Managing Agent voor hard services. Inmiddels zijn twee nieuwe partners geselecteerd en treden de nieuwe contracten in augustus 2021 in werking.
Onderscheid hard- en soft services beste keuze
‘We hadden de afgelopen acht jaar een managing agent-model voor zowel de soft als hard services bij één partij. Omdat we wilden weten hoe de markt zich in die jaren had ontwikkeld zijn we gestart met een marktconsultatie en hebben we gesprekken gevoerd met zo’n 15 FM-providers, actief in hard- en/of soft services. Daaruit concludeerden we dat het onderscheiden van hard- en soft services de beste keuze zou zijn voor Alliander.’ Aan het woord is Ernst-Willem van Drumpt, als manager Facilities bij Alliander nauw betrokken bij de ‘hoge knip’-outsourcing Facility Management.
Twee percelen, twee modellen
Omdat we merkten dat de markt van soft services ten opzichte van acht jaar geleden veel volwassener was geworden, was de stap naar een IFM-model voor soft services voor Alliander een logische om te zetten, licht Van Drumpt toe.
Voor hard services was dat echter een ander verhaal. Er waren twee redenen om op dat gebied te kiezen voor een Managing Agent-model. Van Drumpt: ‘Ten eerste waren er twijfels over de volwassenheid van de markt in relatie tot de opgave bij Alliander. Ten tweede lopen er met name voor de grotere locaties nog langdurige contracten met een aantal providers. Om die reden was het, ook voor providers, niet aantrekkelijk om de hard services ook op IFM-basis te gaan doen in de wetenschap dat ze voor de komende jaren vast zouden zitten aan reeds aanwezige providers.’
Na de keuze om met twee sourcingmodellen verdeeld over twee percelen te gaan werken werd de aanbestedingsroute bepaald. Besloten werd drie stappen te doorlopen: de selectiefase, de dialoogfase (waarvoor drie partijen voor soft services en twee partijen voor hard services werden geselecteerd) en de gunningsfase.
Belang van de dialoogfase
In de dialoogfase is Alliander met vijf partijen in gesprek gegaan met als doel elkaar over en weer beter te leren kennen, de ambities van Alliander verder te concretiseren en de uitvraag van Alliander te toetsen, zodat Alliander de partijen in de volgende fase in staat kon stellen hun maximale toegevoegde waarde te laten zien. Van Drumpt: ‘Je zou kunnen zeggen dat we in co-creatie met de geselecteerde partijen in alle openheid hebben toegewerkt naar het verbinden van vraag en aanbod.’
Zorgvuldig traject
In het traject vanaf het bepalen van de ambities tot en met de definitieve leverancierskeuze speelde adviseur Toine Bakker een belangrijke rol. De ervaring van Bakker was voor Alliander waardevol, onder meer bij het bepalen van de toekomstige ambities, het borgen van de integraliteit tussen beide percelen en modellen en het vormgeven van het nieuwe samenwerkingsmodel. ‘Als ik de reacties zie die we ontvingen na afronding van de aanbesteding zijn we daar zeker in geslaagd’, zegt Van Drumpt. ‘Niet alleen de uiteindelijke winnaars maar ook de providers die de opdracht niet gegund hebben gekregen gaven na afloop aan dat ze de voorbereiding en het hele traject als zeer zorgvuldig hadden ervaren. Wat mij betreft een bewijs dat we het goed gedaan hebben.’
Wil je verder lezen? Bekijk hier het volledige interview op de website van Facto.
.jpg?width=440&name=Gerard_Dessing(Vakmedianet).jpg)
