Facilitaire inkoop speelt een cruciale rol in de totale kosten van de organisatie. Een organisatie met 250 medewerkers geeft namelijk al snel zo’n 750.000 euro uit aan facilitaire diensten. De ervaring leert echter dat op het gebied van facilitaire kosten vaak substantiële kostenbesparingen mogelijk zijn met behoud of zelfs een toename van de kwaliteit van de dienstverlening.
In dit blog deel ik vier slimme tips om te besparen op facilitaire kosten.
Tip 1: Analyseer kosten per dienst
Om te beginnen is het belangrijk om alle facilitaire kosten goed op orde te hebben. In de praktijk blijkt namelijk dat inkopers vaak wel weten wat de totale kosten zijn die ze spenderen aan facility management, maar dat ze geen uiteenzetting kunnen maken per facilitaire dienst.
Deze informatie is echter essentieel als je wilt besparen op kosten, met behoud of zelfs een toename van kwaliteit. Als je onvoldoende inzicht hebt in hoeveel procent van de totale facilitaire kosten toe te schrijven is aan een separate facilitaire dienst, kun je namelijk ook geen goede inschatting maken waar je op kunt besparen.
Tip 2: Maak gebruik van data
De facilitaire markt is continu in beweging en dit geldt ook voor jouw organisatie. Door data te analyseren is het mogelijk om proactief op veranderingen in te spelen en de dienstverlening beter en efficiënter in te richten. Zo haal je boven tafel waar veel vragen of klachten over zijn en vergaar je managementinformatie die van grote waarde is voor beslissingen en veranderingen binnen een organisatie.
Verandert de uitvraag — om wat voor reden dan ook — dan kan de dienstverlener op basis van deze informatie de geleverde dienstverlening bijstellen. Ook kun je achterhalen of er diensten worden aangeboden waar geen of slechts weinig vraag naar is. Daar zijn vaak de eerste besparingen mogelijk.
Tip 3: Voer een benchmark uit
Bespaar op facilitaire kosten door een benchmark uit te voeren. Door jouw facilitaire kosten te vergelijken met het gemiddelde in de markt weet je of je niet teveel betaalt voor een bepaalde dienst. Blijkt uit de benchmark dat je in verhouding teveel betaalt voor bijvoorbeeld security services, dan kun je hier stappen op ondernemen.
Belangrijk is om daarbij rekening te houden met verschillende segmenten en de branche waarin je opereert: elke organisatie is immers uniek en heeft andere facilitaire behoeften. In de industrie zijn andere zaken belangrijk op het gebied van facilitaire dienstverlening dan in corporate kantooromgevingen, waardoor je ook een andere vergelijking moet maken.
Tip 4: Kies voor uitbesteding
Het uitbesteden van facilitaire dienstverlening brengt verschillende voordelen met zich mee als je op kosten wilt besparen, onder meer doordat je gebruik kunt maken van de inkoopkracht van de geselecteerde dienstverlener. Hiernaast profiteer je van de kennis en ervaring van externe aanbieders: het inregelen van facilitaire diensten is immers hun corebusiness. Ze hebben een goed beeld wat er slimmer, sneller, beter of efficiënter kan én zijn op de hoogte van de laatste trends en ontwikkelingen.
Besteed integrale facilitaire dienstverlening wel voor langere tijd uit. De eerste tijd ligt de focus op het goed inrichten van de organisatie en het maken van efficiency slagen. Vervolgens kun je aan de slag met onder meer het implementeren van innovaties en het toepassen van data. Hoe langer de tijd om de processen beter op elkaar af te stemmen, des te groter de toegevoegde waarde (of besparing). Hierdoor behaal je het beste resultaat bij een langere contractduur.
Vraag jij je af of je te veel betaalt voor de facilitaire dienstverlening? Of ben je nieuwsgierig welke kostenbesparingen je voor jouw organisatie kunt realiseren? Er zijn voldoende mogelijkheden als je wilt snijden in de facilitaire kosten.
We leggen je graag uit hoe je goederen en diensten tegen zo laag mogelijke kosten én met behoud van de gewenste kwaliteit kunt inkopen. In dit stappenplan geven we je handvatten voor het maken van een spendanalyse en het inzichtelijk maken van je facilitaire scope. Zodat je een zo volledig mogelijk beeld krijgt van de kosten en het besparingspotentieel. Download het stappenplan hier.
