Coöperatie VGZ is een grote, Nederlandse zorgverzekeraar die een gezonde werkomgeving voor haar medewerkers hoog in het vaandel heeft staan. Facilitaire dienstverlening speelt een grote rol in het beleven en ervaren van een prettige en gezonde werkomgeving.
WFM-model
Als Contract- en Leveranciersmanager Workplace Experience is Simone verantwoordelijk voor het realiseren van een optimale employee experience binnen de kantoren van VGZ. “Om dit mogelijk te maken heeft VGZ haar facilitaire model ingericht aan de hand van het WFM-model: workplace, food & beverage en maintenance. Voor elke pijler werkt VGZ met een partner”, licht ze toe. “Sinds 2012 verzorgt HEYDAY de hospitality dienstverlening op de kantoren in Arnhem en Eindhoven en later is dit uitgebreid naar meerdere facilitaire diensten en management. Nu zetten we de ‘next step’ en regisseert HEYDAY alle diensten die onder Workplace vallen. Op deze manier creëren we een sterk en wendbaar facilitair fundament en kan HEYDAY alle diensten optimaal op elkaar afstemmen.”
Juiste balans
Het nieuwe samenwerkingsmodel is het resultaat van een gezamenlijk proces van VGZ en HEYDAY. “In de aanloop naar de vernieuwde samenwerking zijn we eerst terug naar de kern gegaan: wat zijn onze doelstellingen en wat willen we bereiken met onze facilities? Om de juiste vorm van samenwerking te kiezen, hebben we meerdere sessies gehad waarbij we ook op andere klantlocaties van HEYDAY zijn gaan kijken. Op deze manier hebben we onderzocht wat goed bij onze organisatie past”, vervolgt ze. “We willen een gezonde werkomgeving creëren, maar vinden duurzaamheid en een goede prijs-kwaliteit verhouding ook belangrijk. De uitdaging was het zoeken naar de juiste balans tussen medewerker, duurzaamheid en kosten.”
Uit de sessies zijn drie verschillende scenario’s gekomen. “We hebben meerdere facilitaire scenario’s uitgewerkt die aansluiten bij de visie van VGZ. Uiteindelijk heeft VGZ gekozen voor het scenario met de lange termijnvisie. Door nu te focussen op innovatie, duurzaamheid en data-analyse, kunnen we op lange termijn slimme keuzes maken en kostenefficiency realiseren. En tegelijkertijd komen de medewerkers op nummer één”, legt Sarah uit. “Daarnaast hebben we alle diensten onder de loep genomen: hoe kunnen we zo efficiënt mogelijk met elkaar samenwerken? We werken met veel verschillende toeleveranciers om voor VGZ een prettige en gezonde werkomgeving te realiseren. Nu we als HEYDAY alle diensten en dus leveranciers managen die onder de pijler Workplace vallen, hebben we hier meer grip op en kunnen we bijvoorbeeld taken herindelen of beter op elkaar afstemmen. Het is een brede scope: van de ontvangst, huismeesterdiensten en event management tot schoonmaak, groenvoorziening en de postkamer. Het is ons doel dat een VGZ-medewerker niet merkt dat er door verschillende partijen wordt samengewerkt.”
Partnership
De aanloop naar de hercontractering laat zien dat het echt om een partnership tussen VGZ en HEYDAY gaat. Simone: “Doordat we de nieuwe dienstverlening samen hebben vormgegeven, bouw je ook een sterke relatie op. Ik werk sinds 2018 samen met HEYDAY en in de afgelopen jaren hebben we flinke stappen gezet om de samenwerking te versterken. Vooral het juist afstemmen van de verwachtingen en verantwoordelijkheden heeft hier een belangrijke rol in gespeeld.”
De komst van Sarah als klantmanager voor VGZ heeft hieraan bijgedragen. “Samen met Sarah hebben we belangrijke stappen gezet, net als met Sjoerd Konter. Hij is namens HEYDAY onze Workplace Manager. Met dit team zijn we het gesprek gaan voeren op strategisch niveau. Door dit proces hebben we elkaar beter leren kennen en heeft de samenwerking meer diepgang gekregen. We merken dit onder meer aan de kritische vragen die HEYDAY stelt. Ze gaan altijd voor het beste resultaat voor VGZ. Hierdoor worden wij ook aan het werk gezet en dat is het mooie van een partnership. Dat je elkaar aanvult en de toegevoegde waarde met elkaar zoekt.”
Sarah vult aan: “Wij hebben nu de aanjagersrol en streven naar verbeteringen en innovatie over de hele facilitaire keten. We kijken verder dan alleen onze eigen dienstverlening en adviseren ook daarbuiten.” Simone herkent dat zeker: “Ik vind het goed dat ze daarin kritisch zijn en ons uitdagen. Het is een zoektocht geweest, maar nu staan we er sterker voor dan ooit tevoren.”
