Binnen een organisatie wordt vaak onderscheid gemaakt tussen het primaire proces en ondersteunende taken. Facilitaire dienstverlening is het zo goed mogelijk organiseren en uitvoeren van diensten die ondersteunend zijn aan de kerntaken van een organisatie.
Oftewel: het inregelen van alle diensten die ervoor zorgen dat het primaire proces van een organisatie zo goed mogelijk verloopt. Het liefst zonder gedoe en tegen zo laag mogelijke kosten, terwijl je continu voldoet aan wet- en regelgeving.
Denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuis. In een ziekenhuis is het behandelen van patiënten het primaire proces, maar het schoonmaken van een operatiekamer een ondersteunende dienst. Echter is het zonder een steriele operatiekamer niet mogelijk om een patiënt in de juiste omstandigheden te kunnen helpen. Ook het klaarmaken van maaltijden of het te woord staan van patiënten en bezoekers bij een welkomstbalie zijn voorbeelden van facilitaire dienstverlening.
Om deze diensten kwalitatief goed én tegen zo laag mogelijke kosten in te regelen, kun je ervoor kiezen om de diensten door een externe specialist uit te laten voeren. Hier komt het uitbesteden van facilitaire dienstverlening om de hoek kijken. Maar welke opties zijn er?
Single-service uitbesteding
Wat veel bedrijven niet weten is dat bijvoorbeeld het opvangen van receptietaken, technische klussen of beveiliging op een laagdrempelige manier kunnen worden uitbesteed. Dit noem je single-service uitbesteding. In dit model kies je ervoor om elke dienst afzonderlijk te contracteren. Een mooie, eerste stap als je relatief nieuw bent in de wereld van uitbesteding.
Een groot voordeel van single-service is dat je profiteert van de expertise van een externe specialist. Deze dienstverleners brengen nieuwe, verfrissende ideeën en inzichten mee vanuit hun specifieke vakgebied en kijken hoe deze toepasbaar zijn binnen de organisatie. Ze kijken ook hoe een dienst slimmer of efficiënter kan worden ingericht met behoud van kwaliteit.
Multi-services uitbesteding
Een volgende stap is het multi-services uitbesteden van facilitaire diensten. De insteek van multi-services uitbesteding is hetzelfde als single-service uitbesteding: je profiteert van de expertise van een externe specialist. In een multi-services model kies je er echter voor om een aantal verwante of zelfs alle facilitaire diensten te bundelen in één contract met één facilitair partner.
Een groot pluspunt van dit model is dat je niet langer tien leveranciers voor tien diensten hoeft aan te sturen, maar bijvoorbeeld vier leveranciers voor tien diensten en in sommige gevallen zelfs slechts één partner. Hierdoor heb je als opdrachtgever te maken met minder aanspreekpunten voor het aansturen en controleren van de facilitaire dienstverlening.
Door verwante diensten te bundelen, geef je leveranciers bovendien meer ruimte om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen, taken te integreren en efficiënter te werk te gaan. Een win-win situatie.
Integrated Facility Management
Integrated Facility Management is de overtreffende trap als het gaat om het uitbesteden van facilitaire dienstverlening. In dit model stel je één partner aan die verantwoordelijk is voor zowel het management als het uitvoeren van alle facilitaire diensten die nodig zijn ter ondersteuning van het primaire proces van jouw organisatie. Door het optimaal inrichten van de facilitaire organisatie en afstemmen van de dienstverlening wordt de totale efficiency verhoogt.
Het integraal uitbesteden van facilitaire dienstverlening helpt je om de strategische doelstellingen van de organisatie te realiseren. Waar je bij het managen van single- of multi-services uitbesteding nog veel tijd kwijt bent aan het aansturen en controleren van leveranciers, heb je in dit model je handen vrij om je bezig te houden op strategisch vlak. Het IFM-model brengt diensten en leveranciers dichter elkaar, om zo samen te werken als één bedrijf met jouw doelstellingen als uitgangspunt.
Twijfel je of uitbesteden iets is voor jouw organisatie? Of welke stappen je kunt zetten om jouw facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau te brengen? In dit whitepaper gaan we dieper in op de verschilende uitvoeringsmodellen, inclusief voor- en nadelen, voor jouw facilitaire organisatie. Download het whitepaper hier.
