Stel, je bent facilitair manager van een middelgrote organisatie. Je bent verantwoordelijk voor een kantoorpand waarin zo’n 500 medewerkers werkzaam zijn. Aan jou de taak om een inspirerende werkomgeving te faciliteren die tegemoetkomt aan de wensen en behoeften van deze medewerkers. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen tevreden is? En hoe weet je of dat wat je hebt bedacht ook werkt in de praktijk?
Een medewerker presteert beter als hij zich lekker en vitaal voelt in een ruimte, voorzien van alle middelen die nodig zijn om het werk goed te kunnen doen. Dit is echter voor elke persoon anders, wat het lastiger maakt om een ideale werkomgeving te creeren die past bij alle medewerkers. Maar door aan de slag te gaan met een werkplekconcept kun je dit bundelen tot één werkomgeving. Zo zorg je voor ieder wat wils.
Wat is een werkplekconcept?
Een werkplekconcept is kortweg het plan achter het vormgeven en vervolgens realiseren van een inspirerende werkomgeving. Het traditionele cellenkantoor waarin iedereen zijn eigen vaste werkplek heeft, is niet langer vanzelfsprekend. Veel organisaties zijn inmiddels overgegaan op het delen van activiteit gerelateerde werkplekken. Hierdoor bestaat de werkomgeving uit een grote variatie aan werkplekken, onder meer open werkplekken, concentratiewerkplekken, aanlandwerkplekken, formele overlegplekken, koffiecorners en plekken om te bellen. Het werkplekconcept is de samenstelling van deze verschillende werkplekken.
Het doel van een werkplekconcept is het zo goed mogelijk ondersteunen van de verschillende activiteiten van medewerkers binnen de organisatie. Dit maakt dat het ideale plaatje voor elke organisatie anders is. Zo bloeit de ene organisatie op met een openkantoorconcept, terwijl voor een andere organisatie juist een eigen werkplek voor elke werknemer beter werkt. Om nog maar te zwijgen over de voorkeuren van de verschillende medewerkers.
Er bestaat geen one-size-fits-all werkplekconcept, dit is altijd maatwerk. Volg onderstaande stappen om tot een werkplekconcept te komen voor jouw organisatie.
Stappenplan voor het ontwikkelen van een werkplekconcept
Stap 1. De eerste stap voor het ontwikkelen van een werkplekconcept is achterhalen van de identiteit, missie, visie en doelstellingen van de organisatie. Dit vormt namelijk de basis voor het werkplekconcept. Je moet nadenken over wat je wilt uitstralen met het concept, maar dit moet ook aansluiten bij de organisatie. Wanneer je dit helder voor ogen hebt, kun je dit als uitgangspunt nemen voor de werkomgeving.
Stap 2. Een werkplekconcept moet vooral werkbaar zijn. Stap twee is dan ook het inzichtelijk maken van de ‘harde factoren’ die de leidraad vormen voor het werkplekconcept. Kijk naar zaken als het type organisatie, het aantal medewerkers vs. het aantal FTE en de werkzaamheden die moeten worden verricht. Op basis hiervan kun je aan de slag met het uitdenken van de ideale situatie.
Lees ook: Hoe voer ik een werkplekanalyse uit? Een stappenplan
Stap 3. De behoeftes van de medewerkers maken een werkplekconcept uniek. Stap drie staat daarom in het teken van de medewerkers. Ga het gesprek aan om te achterhalen hoe zij graag zouden willen werken. Wat hebben je medewerkers nodig bij het uitvoeren van hun werkzaamheden? Wat vind je prettig en wat heb je echt nodig? Dit kun je bijvoorbeeld achterhalen met behulp van moodboards of houd een enquête. Hierbij kun je ook gaan variëren in werkplekconcept per afdeling, zonder de eenheid te verliezen. Belangrijk bij deze stap is ook een inventarisatie van individuele specials, denk bijvoorbeeld aan rolstoelgebruikers. Ook de afdelingsspecials komen in deze stap aan bod.
Stap 4. Stap vier bestaat uit het combineren van de harde en zachte factoren. Deze elementen vormen samen het Programma van Eisen van de werkomgeving. Dit is de leidraad voor het daadwerkelijk uittekenen van het werkplekconcept en de implementatie, oftewel de vertaalslag van al deze elementen naar de fysieke inrichting van de werkomgeving.
Stap 5. Vergeet niet om medewerkers mee te nemen in de veranderingen die je door gaat voeren. Een verandering in de manier van werken heeft impact op medewerkers; de één kijkt er positief tegenaan, terwijl een ander alleen maar beren op de weg ziet. Cruciaal bij een goede implementatie van een werkplekconcept is dan ook de begeleiding van de medewerkers in hun nieuwe werkomgeving. Hoe gebruik je je nieuwe werkomgeving en hoe ga je met elkaar om?
Stap 6. Vanaf dit punt kun je het werkplekconcept gaan optimaliseren. Omdat een organisatie continu in ontwikkeling is, is een werkomgeving dit ook. Er zijn allerlei interne en externe factoren die impact kunnen hebben op het concept, bijvoorbeeld groei of krimp van een organisatie. We raden facilitair- of huisvestingsmanagers altijd aan om hierbij ook de huidige trends en ontwikkelingen mee te nemen. Een werkplekconcept is dus eigenlijk nooit ‘af’. Je houdt jezelf scherp als je jezelf continu een spiegel voor houdt:
- Waar gaat de organisatie naar toe?
- Welke trends en ontwikkelingen zijn er?
- Wat vraagt dit van de werkomgeving?
- Wat zijn de behoeften van de medewerkers?
- Wat hebben zij nodig in hun werk?
De ideale werkomgeving anno 2025
Veel organisaties hebben moeite om medewerkers terug naar kantoor te krijgen. De werkomgeving speelt hierbij een belangrijke rol: dit biedt kansen en uitdagingen voor elke organisatie. Lees daarom in dit whitepaper welke kansen een nieuwe manier van werken jou biedt en welke voordelen een nieuwe werkomgeving heeft. Download dit whitepaper en zet de eerste stappen naar het realiseren van een werkomgeving anno 2025.
