De werkplek en de werkomgeving dragen bij aan de betrokkenheid van medewerkers met de organisatie en de prestatie van werknemers op de werkvloer. Maar werkt de werkomgeving zoals je het van te voren hebt bedacht? Tijd om de werkplek eens onder de loep te nemen. Een werkplekanalyse brengt in kaart wat wel en juist niet werkt, zodat je de werkomgeving kunt optimaliseren.
Gedrag speelt een grote rol in het succes van een (nieuw) werkplekconcept. Of er nu kleine of juist grote veranderingen in de werkomgeving op stapel staan, het (nieuwe) concept valt of staat bij het gebruik ervan. Het doel van een werkplekconcept is het zo goed mogelijk ondersteunen van de verschillende activiteiten van medewerkers binnen de organisatie.
Als je bijvoorbeeld overgaat van een werkomgeving waarin medewerkers over een vaste werkplek beschikken naar een werkplekconcept op basis van activiteit gericht werken, is het verstandig om vinger aan de pols te houden. Aan de hand van een werkplekanalyse kun je knelpunten boven tafel halen, ontdek je of het concept optimalisatie behoeft of weet je of medewerkers meer begeleiding nodig hebben. Dit is een waardevol onderdeel uit je huisvestingsstrategie.
In dit blog zetten we in 5 stappen op een rij hoe je een werkplekanalyse kunt uitvoeren.
Stap 1: Bepaal je stip op de horizon
Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat je start met het verzamelen van informatie is het belangrijk om op papier te zetten wat je precies wilt onderzoeken. Zodra je dit helder hebt, is het zaak om te bepalen welke variabelen je nodig hebt om dit te achterhalen. Je kunt hierbij denken aan:
- Over welke typen werkplekken beschikt het pand? Denk hierbij aan samenwerkplekken, concentratiewerkplekken of standaard werkplekken.
- Over welke typen vergaderruimten beschikt het pand? Maak je bijvoorbeeld onderscheid in reserveerbare vergaderruimten en niet-reserveerbare vergaderruimten?
- Wat is de capaciteit van de vergaderruimten?
- Waar je nog dieper op wilt inzoomen. Wil je de resultaten bijvoorbeeld ook op afdelingsniveau of per verdieping inzichtelijk hebben?
Al deze variabelen ken je toe aan de te meten werkplekken en vergaderruimten zodat je uiteindelijk een goede analyse kan maken. We noemen dit ook wel de te meten elementen. Daarna is het belangrijk om inzichtelijk te hebben welke activiteiten er worden uitgevoerd in het pand. Je kunt hierbij denken aan computerwerkzaamheden, bureauwerkzaamheden, overleggen, telefoneren of andere bijzondere werkzaamheden. Eén van deze activiteiten wordt geregistreerd wanneer een element bezet is.
Lees ook: Ontwikkel in zes stappen een werkplekconcept.
Stap 2: Verzamelen van data
Je kunt op verschillende manieren informatie verzamelen, bijvoorbeeld met behulp van observanten. Om een goed beeld te krijgen van het gebruik van een werkomgeving meten wij per pand gemiddeld twee weken. Ons advies is om gedurende 10 werkdagen minstens 8 meetrondes uit te voeren, om zo een goed beeld te krijgen hoe de werkomgeving gedurende de dag wordt gebruikt. Als je slechts één week meet loop je het risico om een vertekend beeld te krijgen door incidentele gebeurtenissen, waardoor veel mensen bijvoorbeeld vanuit huis moeten werken. Dit kan veel invloed hebben op de uitkomsten.
Bij het verzamelen van de data, wordt aan elk meetelement een status meegegeven door een observant. Deze bekijkt objectief of een element bezet of onbezet is en welke activiteit er wordt uitgevoerd. Wanneer er op een werkplek persoonlijke spullen liggen, maar er is niemand te bekennen, noemen we dit tijdelijke afwezigheid. Bij het meten van de bezetting van vergaderruimten wordt ook het aantal personen in de ruimte geteld. Dit om ook de benutting van de ruimte in kaart te brengen.
Stap 3: Algemene analyse
Na het verzamelen van informatie ga je aan de slag met het analyseren ervan. Je kijkt per type element niet alleen hoe vaak hij wordt gebruikt, maar ook welke activiteiten er zijn uitgevoerd bij gebruik. Zo kun je achterhalen of het type element op de juiste manier wordt gebruikt. Je ontdekt zo bijvoorbeeld of een samenwerkplek wel echt gebruikt wordt om samen te werken en of een concentratiewerkplek gebruikt wordt om geconcentreerd te werken.
Per type element zet je op een rij:
- Percentage van de tijd effectief bezet - % in gebruik, maar afwezig - % van de tijd onbezet.
- Percentage gemiddelde uitgevoerde activiteiten, indien effectief bezet.
- Indien het een ruimte betreft, % benutting van de ruimte.
- De piek en dal bezetting.
- Deze percentages kun je nog toespitsen op de door jou bepaalde variabelen, zoals afdeling of verdieping.
Om inzichtelijk te maken op welke frequentie bepaalde plekken wel of niet gebruikt worden, kun je de verkregen bezettingsinformatie ook plotten op de plattegrond van het pand. Een specialistische partij brengt deze informatie vaak op basis van een heatmap in kaart, zodat je in één oogopslag het gebruik van de werkomgeving kunt inzien. Zijn er bepaalde werkplekken die veel of juist helemaal niet worden gebruikt? Hier kan een andere oorzaak aan ten grondslag liggen, zoals slechte ventilatie, geluidsoverlast of hoge energieprijzen. Zo is het ook mogelijk om onderliggende knelpunten in een werkplekconcept te identificeren.
Stap 4: Data deep dive
Een volgende stap is het nader onderzoeken van opvallende punten. Je kunt de verzamelde informatie op veel verschillende manieren tegen elkaar afzetten. Als je in de algemene analyse interessante zaken ontdekt, kun je daar tijdens een ‘deep dive’ verder op inzoomen. Je kunt hierbij denken aan een verdere analyse op afdelingsniveau of afwijkende percentages rondom het gebruik van een bepaald type element.
Wanneer je bijvoorbeeld over gegevens uit eerdere onderzoeken beschikt, kun je dit ook met elkaar vergelijken. Een specialistische partij kan aanvullend de verkregen data uit de werkplekanalyse van jouw organisatie naast hun database leggen of een no-show analyse uitvoeren.
Stap 5: Vertaalslag naar werkplekconcept
De laatste stap is het toepassen van de verkregen kennis op het werkplekconcept in de praktijk. Wanneer je bijvoorbeeld ontdekt dat een vergaderruimte voor 12 personen op structurele basis slechts voor 50% benut wordt, kun je overwegen om de ruimte op te splitsen in twee ruimtes voor 6 personen. En als je ziet dat veel samenwerkplekken gebruikt worden als ‘normale’ werkplek, is het een optie om werkplekken anders in te delen of te sturen op het gedrag van de medewerkers.
Wanneer je te maken hebt met veel klachten van gebruikers over de beschikbaarheid van werkplekken, kun je inzoomen op tijdelijke afwezigheid. Een hoog percentage tijdelijke afwezigheid kan wijzen op claimgedrag in een pand, wat veel onrust op de werkvloer veroorzaakt. Uit een werkplekanalyse haal je dus bruikbare informatie om een werkplekconcept te optimaliseren of het gedrag van de medewerkers bij te sturen.
Werkplekanalyse door een gespecialiseerde partij
In dit blog laat ik een paar keer de term ‘gespecialiseerde partij’ vallen. Je kunt een werkplekanalyse natuurlijk zelf uitvoeren, maar wanneer je dit door een gespecialiseerde partij laat doen kun je profiteren van jarenlange ervaring en inzichten van deze partij. Verder kunnen ze de uitkomsten uit een werkplekanalyse gebruiken voor een no-show analyse.
Wil jij weten of je slim met je werkplekken omgaat? We hebben ruime ervaring in het uitvoeren van werkplekanalyses en laten graag zien hoe je het maximale uit zowel pand als medewerker kunt halen. Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.
