Sinds de coronacrisis blijven veel kantoorpanden leeg. Uit onderzoek van Colliers International blijkt dat bedrijven 2,5 miljoen m² teveel kantoorruimte huren. Zelfs tijdens de piekdrukte blijft gemiddeld één van de drie werkplekken onbenut. Gek, want hoewel we dus over voldoende kantoorruimte beschikken, maken we er lang niet altijd efficiënt gebruik van.
Zonde vanuit economisch en duurzaamheidsperspectief, maar ook onnodig, zo stelt Jolanda Tichelaar, Consultant bij HEYDAY Consultancy. “De sleutel tot efficiënt ruimtegebruik ligt vaak bij het gedragsaspect. Medewerkers houden onbewust werkplekken bezet en het is aan het bedrijf zelf om hen inzicht te geven in het gebruik van de werkplekken”, aldus Tichelaar. De volgende vier tips helpen om je kantoorruimte optimaal te benutten.
1. Maak het gebruik van werkplekken live inzichtelijk
Van oudsher zijn veel medewerkers gewend om een vaste werkplek te hebben. Hoewel veel bedrijven zijn overgestapt naar flexplekken en kantoortuinen, blijkt vaak dat werknemers nog dagelijks een vaste plek opeisen. Uit angst om naast een bureau te grijpen, claimen ze ’s ochtends alvast een werkplek door hun spullen neer te leggen, terwijl ze de rest van de dag in meetings zitten.
Gevolg is dat kantoren overvol lijken, hoewel ze dat eigenlijk niet zijn. Optimaal gebruik van een kantoorpand begint daarom bij inzicht in de situatie. Door een virtuele plattegrond met alle werkplekken te creëren, wordt voor iedereen zichtbaar welke werkplekken of vergaderzalen beschikbaar zijn. Zo kunnen collega’s tijdens de werkdag snel een plekje zoeken, een vergaderzaal reserveren of hun collega’s vinden wanneer zij hebben ingecheckt. Op die manier hebben zowel medewerkers als het facilitaire team inzicht in de beschikbare plekken.
Lees ook: Hoe kan ik de bezettingsgraad berekenen van een kantoorpand?
2. Stimuleer vergaderingen op rustige tijdstippen
Mensen zijn gewoontedieren. In de praktijk betekent dat dat bij veel bedrijven vaste vergaderpatronen herkenbaar zijn. Zo zijn woensdag en vrijdag vaak rustige dagen, en wordt ook vergaderen op de vroege ochtend of einde van de dag gemeden.
Door de bezetting van ruimtes met sensoren te monitoren krijg je inzicht in populaire en minder geliefde tijdstippen. Met die kennis kun je medewerkers stimuleren om juist op de minder drukke tijdstippen te vergaderen. Op die manier spreid je de drukte over de hele dag. Beloon medewerkers die vroeg hun bed uit komen voor een vergadering bijvoorbeeld met een ontbijtje.
Of ontwikkel een spaarsysteem, waarbij collega’s een kop luxe koffie kunnen verdienen wanneer ze buiten reguliere kantoortijden vergaderen. Naast de verdeling van de drukte op kantoor, wordt hiermee ook de gebruiksduur van kantoren verlengd. Door collega’s uit te dagen voor of na de files te rijden, lever je bovendien een bijdrage aan het fileprobleem. Win-win!
3. Voorkom onnodige leegstand van ruimtes
We zijn ons lang niet altijd bewust van de zee aan ruimte die we tot onze beschikking hebben. Door het structureel reserveren van vergaderruimtes, maar het niet annuleren wanneer vergaderingen worden verplaatst of afgelast, kan het bijvoorbeeld lijken alsof vergaderzalen altijd overvol zitten. Dit is ook een van de grootste ergernissen op de werkvloer. Sensoren helpen om dit soort ruimtes vrij te geven wanneer de reservering niet tijdig wordt gebruikt. Op die manier kunnen collega’s alsnog gebruik maken van de beschikbare faciliteiten.
Niet alleen bij reserveringen, maar ook in het geval van structurele leegstand bieden sensoren uitkomst. Blijkt bijvoorbeeld dat bepaalde ruimtes lange tijd onbenut worden, dan wordt dit eenvoudig inzichtelijk. Je kunt er dan bijvoorbeeld voor kiezen een deel van het kantoor op bepaalde dagen af te sluiten of bepaalde vergaderruimte alleen op verzoek open te stellen. Zo kan de verwarming tijdig worden dichtgedraaid en hoeven lichten niet onnodig te branden. Beter voor het milieu en voor de portemonnee!
4. Zet de deuren open voor externen met handige boekingssoftware
Blijkt op de lange termijn dat je er echt te ruim bij zit? Dan wordt het tijd voor structurele maatregelen. Overweeg bijvoorbeeld om de deuren open te zetten voor externen. Naburige kantoren die om vergaderruimte verlegen zitten kunnen op die manier gemakkelijk hun vergaderfaciliteiten uitbreiden.
Via een eenvoudige boekingsapplicatie kun je zelfs zzp’ers en freelancers uitnodigen een plekje bij jou op kantoor te reserveren tegen een kleine prijs, wellicht kan je het al met het huidige FMIS. Op die manier druk je de kosten per werkplek en stimuleer je bovendien innovatie. Je weet tenslotte nooit wat voor interessante gesprekken en samenwerkingen deze nieuwe gezichten opleveren.
De ideale werkomgeving anno 2025
Veel organisaties hebben moeite om medewerkers terug naar kantoor te krijgen. De werkomgeving speelt hierbij een belangrijke rol: dit biedt kansen en uitdagingen voor elke organisatie. Lees daarom in dit whitepaper welke kansen een nieuwe manier van werken jou biedt en welke voordelen een nieuwe werkomgeving heeft. Download dit whitepaper en zet de eerste stappen naar het realiseren van een werkomgeving anno 2025.
