Goede facilitaire dienstverlening ontstaat niet vanzelf. Achter iedere prettige, veilige en goed georganiseerde werkomgeving schuilt een organisatie waarin mensen samenwerken, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en leveranciers elkaar versterken. Naarmate een organisatie groeit, groeit ook de complexiteit. Er komen meer locaties, meer leveranciers, meer contracten en meer afstemming.
Een goede inrichting van facility management begint met twee vragen. Welke facilitaire dienstverlening heeft jouw organisatie nodig? Denk aan hard services, zoals technisch beheer en gebouwonderhoud, en soft services, zoals schoonmaak, catering, receptiediensten en beveiliging. Vervolgens bepaal je hoe je deze dienstverlening organiseert. Wie houdt overzicht? Wie bewaakt de kwaliteit? En wie zorgt ervoor dat de dienstverlening blijft aansluiten bij de ambities van de organisatie?
Er bestaat geen standaardantwoord. Iedere organisatie vraagt om een andere inrichting van facility management. Daarom kijken we bij HEYDAY niet alleen naar de facilitaire dienstverlening, maar vooral naar de manier waarop je deze organiseert. Afhankelijk van de gewenste mate van regie, samenwerking en contractering past daar een ander organisatiemodel bij.
Een schoonmaakbedrijf kan uitstekend schoonmaken. Een technisch dienstverlener weet alles van gebouwen. Een cateraar zorgt voor lekker eten. Een hospitality partner zorgt voor een gastvrije werkomgeving. Toch bepaalt niet de kwaliteit van één leverancier het succes van de facilitaire organisatie. Het verschil ontstaat in de samenwerking.
Wanneer leveranciers langs elkaar heen werken, afspraken onduidelijk zijn of niemand verantwoordelijk is voor het geheel, kost de dagelijkse aansturing steeds meer tijd. Tegelijkertijd blijven onderwerpen als duurzaamheid, innovatie en de ontwikkeling van de werkomgeving liggen. Daarom begint een toekomstbestendige facilitaire organisatie niet bij de keuze voor een leverancier, maar bij de manier waarop je de samenwerking organiseert.
Voor Remeha Benelux ontwikkelde HEYDAY een oplossing die zorgt voor duidelijke regie, betere samenwerking en meer grip op de dienstverlening.
Iedere organisatie organiseert facility management op een andere manier. De één houdt alles in eigen beheer, de ander kiest ervoor om een deel of de volledige regie anders in te richten. Welk model het beste past, hangt af van de organisatie, de gewenste mate van grip en de manier waarop je wilt samenwerken.
Eigen beheer
Je organiseert alles zelf
Bij eigen beheer blijft de volledige verantwoordelijkheid binnen de eigen organisatie. Je sluit zelf contracten af met leveranciers, stuurt de dienstverlening aan en bent verantwoordelijk voor de kwaliteit en ontwikkeling van de facilitaire organisatie. Dit model biedt veel controle, maar vraagt ook om voldoende capaciteit, kennis en tijd.
Multi-services
Meerdere diensten, één integrale aanpak
Bij Multi-services worden meerdere facilitaire diensten gebundeld binnen één samenwerking. Eén partij organiseert de contractering en de regie over dit dienstenpakket, terwijl de organisatie voor de overige facilitaire diensten zelf verantwoordelijk blijft. Zo ontstaat meer samenhang binnen een afgebakend deel van de dienstverlening. Lees meer over Multi-services.
Managing Agent
Onafhankelijke regie op leveranciers
Bij een Managing Agent blijft de organisatie zelf opdrachtgever van de verschillende leveranciers. De dagelijkse regie over de samenwerking, prestaties en kwaliteit wordt belegd bij een onafhankelijke regiepartij. Zo blijft de organisatie eigenaar van de leveranciersrelaties, terwijl de aansturing professioneel wordt georganiseerd. Lees meer over Managing Agent.
Integrated Facility Management
Volledige regie op de facilitaire organisatie
Bij Integrated Facility Management worden zowel de contractering van leveranciers als de regie over de volledige facilitaire dienstverlening bij één partij belegd. De uitvoering blijft in handen van gespecialiseerde leveranciers, terwijl één regieorganisatie zorgt voor samenhang, kwaliteit en continu verbeteren. Lees meer over Integrated Facility Management.
Er bestaat geen organisatiemodel dat voor iedere organisatie de beste keuze is. Misschien wil je alleen meer samenhang aanbrengen binnen een deel van de dienstverlening. Misschien wil je zelf verantwoordelijk blijven voor de contracten, maar de dagelijkse aansturing anders organiseren. Of misschien kies je ervoor om zowel de contractering als de regie centraal te beleggen.
De juiste keuze hangt af van jouw organisatie, de ambities voor de werkomgeving en de rol die facility management speelt binnen het primaire proces. Daarom beginnen we niet met een oplossing, maar met een goed gesprek. We brengen eerst de huidige situatie in kaart en bepalen vervolgens welk organisatiemodel het beste past.
Bij HEYDAY geloven we dat goede facilitaire dienstverlening begint met goede samenwerking. Daarom voeren wij zelf geen operationele facilitaire diensten uit. We werken samen met gespecialiseerde leveranciers die ieder expert zijn in hun eigen vakgebied. Onze rol is om deze partijen met elkaar te verbinden, de samenwerking te organiseren en continu te sturen op kwaliteit en ontwikkeling. Zo ontstaat een facilitaire organisatie die niet alleen vandaag goed functioneert, maar ook klaar is voor de uitdagingen van morgen.
Wil je de verschillende organisatiemodellen uitgebreider vergelijken? In ons whitepaper lees je hoe de verschillende modellen zich tot elkaar verhouden. Je ontdekt welke afwegingen organisaties maken en welk model het beste aansluit bij verschillende situaties.
Een organisatiemodel bewijst zijn waarde pas wanneer het werkt in de praktijk. Daarom begeleiden we organisaties niet alleen bij het maken van een keuze, maar ook bij de inrichting, implementatie en doorontwikkeling van de facilitaire organisatie.
De manier waarop je facility management organiseert, bepaalt hoeveel grip je hebt op de dienstverlening. Daarom begint een goed advies niet met een oplossing, maar met inzicht in jouw organisatie. Benieuwd welk organisatiemodel het beste aansluit bij jouw situatie? We denken graag met je mee en laten zien hoe je meer samenhang, duidelijkheid en grip creëert in jouw facilitaire organisatie.
