De do’s en don’ts bij het uitschrijven van een facilitaire aanbesteding

Do: Zorg voor wederzijdse verificatie

Om te starten met de juiste verwachtingen is het belangrijk om vanuit beide partijen te verifiëren of de aanbesteding en de geboden oplossing kloppen met de werkelijkheid. Soms blijken bijvoorbeeld cijfers of kengetallen die zijn meegenomen in de aanbesteding niet te kloppen met de realiteit, wat van invloed is op de oplossing. En als aanbestedende partij wil je ook weten of de gekozen inschrijving – en het plan dat daarin beschreven staat – ook matcht met de werkelijkheid en dat de gevraagde kwaliteit geboden kan worden.

Het verificatiemoment zorgt ervoor dat verwachtingen helder zijn én voorkomt dat tijdens de implementatie zaken toch anders blijken te zijn. Het doel van het uitschrijven van een tender is uiteindelijk om die partij te kiezen die het beste bij jouw uitvraag en de organisatie past. Daarom is het belangrijk om in de aanbesteding ook de ruimte te laten voor inschrijvende partijen om hun onderscheidend vermogen te laten zien.

Don’t: Te weinig tijd nemen voor een aanbesteding

Een goede planning is cruciaal voor een aanbesteding. Te vaak zien we dat er te weinig tijd wordt uitgetrokken voor een uitvraag (bijvoorbeeld drie of vier weken) of dat dit tijdens vakantieperiodes wordt ingepland. Bij de inkoop van een kant-en-klaar product is dit vaak geen struikelblok, maar bij een facilitaire aanbesteding is het raadzaam om hiervoor voldoende tijd uit te trekken.

Een ideale doorlooptijd is zes tot acht weken. Je kiest tenslotte een partner waarmee je een langere periode gaat samenwerken. Neem dus ook zeker de tijd om hierin de juiste keuze te maken en geef ook inschrijvers de tijd om de best passende oplossing uit te werken. Dit geldt ook voor de implementatie: gun je organisatie, medewerkers en ook de inschrijvende partij om dit op een zorgvuldige manier te doen. Een goed begin is immers het halve werk!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het uitschrijven van een aanbesteding of het opzetten van een marktconsultatie? Of vind je het lastig om te bepalen waar je moet beginnen? Onze specialisten hebben ruimschoots ervaring met dit soort trajecten. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op of we iets voor je kunnen betekenen.