Facilitaire diensten uitbesteden: waar begin je?

5. Haak een interne stuurgroep én de OR aan

Voor het ontwikkelen van een passende strategie is het creëren van intern draagvlak essentieel. Denk hierbij aan het aanhaken van een interne stuurgroep, maar vergeet ook zeker de Ondernemingsraad niet.

Met enige regelmaat komen we de situatie tegen waarin we een voorstel hebben waar alle betrokkenen tevreden over zijn, maar die nog ‘even’ goedgekeurd moet worden door de OR. Hierdoor kan het traject vertraging oplopen of zelfs stil komen te liggen.

6. Betrek alle ondersteunende afdelingen

Vraag naar de visie van elke ondersteunende afdeling en ze zullen allemaal — al dan niet met andere woorden — hetzelfde antwoord geven: het zo goed mogelijk ondersteunen van een klant of gebruiker. Echter doet elke afdeling dit vaak op zijn eigen manier, waardoor je langs elkaar heen werkt. Door de krachten te bundelen kun je een organisatie aantrekkelijker maken voor medewerkers, bijvoorbeeld door één servicepunt te creëren waar ze met alle vragen terecht kunnen.

7. Vraag aanbieders om referenties

Gecharmeerd van een voorstel? Vergeet niet om ook naar bewijslast voor vergelijkbare situaties te vragen. Ga bijvoorbeeld een kijkje nemen bij een organisatie die al voor hetzelfde model heeft gekozen of die in zee is gegaan met de aanbieder waar jij je oog op hebt laten vallen. Mocht je door de bomen het bos niet meer zien, neem dan een consultant in de arm die jou adviseert.

8. Neem de tijd

De ideale doorlooptijd van een RFI/RFP is zes tot acht weken. Je kiest tenslotte een partner waarmee je een langere periode gaat samenwerken. Neem dus ook zeker de tijd om hierin de juiste keuze te maken en geef ook inschrijvers de tijd om de best passende oplossing uit te werken.

Dit geldt ook voor de implementatie: gun je organisatie, medewerkers en ook de inschrijvende partij om dit op een zorgvuldige manier te doen.

De gedachte dat een organisatie te klein is voor uitbesteding is onjuist. Bij bedrijven zonder facilitaire afdeling komen facilitaire taken in de portefeuille bij werknemers met een andere functie, waardoor de focus niet volledig op de primaire taak ligt. Door uitbesteding valt direct winst te behalen en dat met behoud of zelfs een toename van de kwaliteit van de dienstverlening. In dit whitepaper zetten we de verschillende mogelijkheden voor het uitbesteden van facilitaire dienstverlening voor je op een rij. Download het whitepaper hier.