Hoe pak je het uitbesteden van facility management aan?

Eerst begrijpen wat je eigenlijk uitbesteedt

In veel organisaties is de facilitaire dienstverlening door de jaren heen gegroeid. Er zijn contracten afgesloten, leveranciers bijgekomen, taken verdeeld en werkwijzen ontstaan. Die inrichting kan lange tijd prima functioneren, totdat de organisatie groeit, verandert of merkt dat de aansturing steeds meer tijd vraagt.

Voordat je besluit wat je wilt uitbesteden, moet je daarom eerst weten wat er nu staat. Welke diensten worden geleverd? Welke leveranciers zijn betrokken? Wat kosten ze en hoe presteren ze? Welke contracten lopen wanneer af? Waar liggen verantwoordelijkheden? En waar ontstaan regelmatig problemen of afhankelijkheden?

Kijk daarbij verder dan de contractadministratie. Een leverancier kan op papier goed presteren, terwijl gebruikers regelmatig klachten hebben. Of verschillende leveranciers kunnen hun eigen afspraken nakomen, terwijl op de grensvlakken tussen hun werkzaamheden juist problemen ontstaan. Een goede nulmeting brengt daarom niet alleen diensten en kosten, maar ook prestaties, risico’s, verantwoordelijkheden en samenhang in beeld.

Kies daarna pas het passende model

Als duidelijk is wat je wilt bereiken en welke regie je zelf wilt houden, kun je bepalen hoe je de dienstverlening wilt organiseren. Bij single-service outsourcing contracteer en stuur je afzonderlijke leveranciers aan voor bijvoorbeeld schoonmaak, catering, beveiliging en techniek. Dat geeft veel directe invloed, maar vraagt ook relatief veel interne coördinatie. Bij multi-service outsourcing worden verschillende diensten gebundeld. Daardoor neemt het aantal partijen dat moet worden aangestuurd af.

Wil je dienstverlening verder integraal organiseren, dan kom je bij Integrated Facility Management (IFM). Ook daarbinnen bestaat een belangrijke keuze. Een IFM-partner kan veel facilitaire diensten zelf uitvoeren (self-delivery) of vanuit een onafhankelijke regierol gespecialiseerde leveranciers uit de markt inzetten. Daarnaast bestaat het Managing Agent-model. Daarbij houdt de opdrachtgever zelf de contractuele relatie met de uitvoerende leveranciers, terwijl een gespecialiseerde partij de dagelijkse regie en samenhang organiseert. Er bestaat dus niet één beste uitbestedingsmodel. De juiste inrichting hangt af van onder meer de omvang en complexiteit van de organisatie, de gewenste invloed op leveranciers, de interne kennis en capaciteit en de mate waarin je regie wilt overdragen.

Zie de overgang niet als eindpunt

Na maanden voorbereiding, aanbesteding en implementatie is het verleidelijk om de start van een nieuw contract als eindpunt te beschouwen. Eigenlijk begint het dan pas. Geen enkele dienstverlening blijft jarenlang precies aansluiten op wat een organisatie nodig heeft. Gebouwen veranderen, bezetting verschuift, leveranciers ontwikkelen zich, nieuwe technologie komt beschikbaar en organisatiedoelstellingen veranderen.

Daarom moet verbeteren vanaf het begin onderdeel zijn van de samenwerking. Dat betekent niet dat je direct na de implementatie allerlei innovaties moet introduceren. Een nieuwe uitbesteding heeft juist eerst behoefte aan stabiliteit. Een bruikbare volgorde is daarom: basis op orde, verbeteren, vernieuwen.

Zorg eerst dat processen betrouwbaar functioneren, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en prestaties inzichtelijk worden. Gebruik vervolgens ervaringen, data en feedback om structureel te verbeteren. Pas daarna ontstaat een goede basis om gericht te vernieuwen. Zo voorkom je dat innovatie wordt ingezet om problemen te maskeren die eigenlijk in de basis van de dienstverlening moeten worden opgelost.

Facilitaire modellen in Nederland

Benieuwd naar de alle vormen van uitbesteden? Ontdek alle facilitaire modellen en hun kenmerken in dit whitepaper.

Klaar om de volgende stap te zetten?

Overweeg je facility management uit te besteden? Ontdek welke vorm van regie past bij jouw organisatie en ambities.